Magazyn i inwentaryzacja w salonie fryzjerskim: jak liczyć farby i kiedy zamawiać

W magazynie salonu chodzi o dwie rzeczy. Materiału nie może zabraknąć, kiedy klientka siedzi już w fotelu. I nie warto trzymać na półce pieniędzy w odcieniach, które schodzą raz na pół roku. Pomaga w tym regularny spis i rozsądne zapasy: więcej tego, co schodzi codziennie, i po jednej sztuce tego, co rzadko.

Co wchodzi do spisu

Wszystko, za co salon zapłacił i czego jeszcze nie zużył:

• farby, każdy odcień osobno: marka, seria, numer, pojemność tubki,
• oksydanty według stężenia i pojemności butelki,
• rozjaśniacze, tonery, pigmenty,
• produkty do zabiegów: kuracje, ampułki, maski,
• produkty do sprzedaży z recepcji,
• jednorazówki: folia, rękawiczki, ręczniki, peleryny.

Jednorazówki łatwo pominąć, bo pojedynczo są tanie. Ale kiedy skończą się rękawiczki, praca staje tak samo jak bez farby.

Towar stoi zwykle w kilku miejscach: w magazynie albo szafce na zapleczu, przy stanowisku, na którym miesza się kolor, i na recepcji. Przy spisie przejdź przez wszystkie. Napoczęte opakowania stoją tam, gdzie się z nich korzysta, a też trzeba je policzyć.

Jak zrobić inwentaryzację krok po kroku

1. Wybierz godzinę bez klientek, najlepiej przed otwarciem albo w dzień, kiedy salon jest zamknięty. Przy spisie na kartce albo w arkuszu do końca liczenia nikt nie bierze nic z zaplecza, bo każdy użyty produkt psuje wynik. W programie, który zna godzinę każdego liczenia i każdego użycia, można liczyć w godzinach pracy: o tym niżej.
2. Licz półka po półce. Zacznij od magazynu albo szafki na zapleczu, potem stanowisko do mieszania koloru i recepcja.
3. Napoczęte opakowania zapisuj osobno. Liczy się to, co w nich zostało. Najdokładniej: zważ opakowanie i odejmij wagę pustego, a w Color Lab aplikacja zrobi to za ciebie. Bez wagi oszacuj, na przykład pół tubki.
4. Przy okazji sprawdź daty. Przeterminowane opakowania i te po terminie od otwarcia odłóż i zapisz na osobnej liście.
5. Produkty do sprzedaży licz osobno od materiałów do pracy. Z jednych i drugich towar znika z innych powodów, więc łatwiej potem szukać różnic.
6. Na koniec sprawdź, czego nie policzono. Porównaj spis z poprzednim albo z fakturami. Produkt, którego nie ma w nowym spisie, mógł się skończyć albo stoi w miejscu, do którego nikt nie zajrzał.

Jak sprawdzić, ile farby naprawdę schodzi

Sam spis mówi, ile jest teraz. Więcej powie porównanie z tym, ile powinno zostać. Bierzesz stan z poprzedniego spisu, dodajesz to, co przyszło w dostawach, i odejmujesz to, co zużyto przy klientkach. Wynik porównujesz z tym, co naprawdę stoi na półce.

Bez wagi zużycie znasz tylko z grubsza, na przykład z liczby koloryzacji. Jeśli salon waży farbę, każde zużycie jest zapisane co do grama i różnicę widać przy każdym odcieniu osobno.

Jaka różnica jest normalna

Przy farbach różnica do 10–15% zużycia jest normalna i nie znaczy, że ktoś źle pracuje. Największa jej część bierze się z tego, że na tubce jest pojemność w mililitrach, a waga pokazuje gramy.

Mililitr to nie gram. Tubka 60 ml waży często 50–55 g farby, a 100 ml około 90 g. To nie znaczy, że producent dał mniej, niż jest na opakowaniu: w tubce naprawdę jest 60 ml, tylko farba jest lżejsza od wody, więc 60 ml waży mniej niż 60 g. Każdy odcień ma przy tym trochę inną gęstość. Jeśli program albo arkusz liczy tubkę 60 ml jako 60 g, po każdej zużytej tubce „brakuje” kilku gramów, których w niej nigdy nie było.

Mililitrów nie da się zważyć. Waga, która pokazuje mililitry, przelicza gramy tak, jakby na niej stała woda, bo tylko przy wodzie 1 ml waży dokładnie 1 g. Przy farbie to szybko się rozjeżdża: 100 ml farby waży około 90 g, więc taka waga pokaże 90 ml, czyli o jedną dziesiątą za mało.

Do tego dochodzą dwie mniejsze rzeczy:

• z tubki nie da się wycisnąć wszystkiego, kilka gramów zostaje w zagięciach i przy gwincie,
• każdy wyrzuca tubkę w innym momencie: jedna osoba wyciska do końca, inna wyrzuca, gdy zostało jeszcze trochę farby.

Jeśli różnica przy jakimś produkcie jest wyraźnie większa, warto mu się przyjrzeć bliżej. Przy produktach do sprzedaży jest inaczej: tu stan powinien się zgadzać co do sztuki. Różnica to zwykle sprzedaż, której nie zapisano, albo produkt wzięty do pracy.

Ile farby trzymać na stanie

Hurtownie w Polsce dowożą zwykle następnego dnia albo w ciągu dwóch dni, więc duży zapas nie jest potrzebny. Farby ma wystarczyć do najbliższej dostawy.

Odcienie, które schodzą codziennie, trzymaj w takiej ilości, żeby spokojnie starczyło do następnej dostawy, także wtedy, gdy przyjdzie kilka klientek z tym samym kolorem.

Odcienie używane rzadko trzymaj po jednej sztuce. Kiedy się skończy, dokupujesz jedną. Przy nich ważniejsza od ilości jest data otwarcia, bo jedna tubka potrafi stać otwarta miesiącami.

Zamawianie pod wizyty. Jeśli nie chcesz trzymać dużych stanów, zamawiaj pod kalendarz: sprawdź, które klientki są umówione na najbliższe dni i jakie odcienie miały w ostatniej recepturze, i dokup to, czego brakuje. Przy nowej klientce albo zmianie koloru zamawiasz po konsultacji, kiedy już wiadomo, jaki kolor będzie robiony.

Daty otwarcia i terminy

Na opakowaniu są dwie informacje o terminie. Data ważności dotyczy zamkniętego produktu. Symbol otwartego słoiczka z liczbą, na przykład 12M, to okres po otwarciu (PAO): tyle miesięcy według producenta otwarty produkt jest bezpieczny w użyciu.

Kosmetyków po terminie nie używa się przy klientce. Sanepid wymienia używanie kosmetyków po terminie wśród częstszych uchybień w salonach fryzjerskich (PSSE w Poznaniu).

Najprościej zapisać datę otwarcia markerem na opakowaniu i przy każdym spisie przejrzeć napoczęte produkty. Przy odcieniach używanych rzadko to szczególnie ważne.

Skąd biorą się straty

Za dużo w misce. Bez wagi łatwo zmieszać więcej, „żeby nie zabrakło”, a to, co zostanie, idzie do kosza. Jak policzyć, ile to kosztuje: koszt farby, która zostaje w misce.

Kilka otwartych tubek jednego odcienia. Gdy napoczęte tubki stoją w jednym, stałym miejscu, łatwiej najpierw zużyć otwartą, a dopiero potem sięgać po nową.

Promocje w hurtowni. „Pięć plus jeden” na odcień, który idzie kilka razy w roku, to pieniądze zamrożone na półce i ryzyko, że tubki przekroczą termin.

Stary towar z tyłu półki. Nowa dostawa ląduje z przodu, starsze opakowania zostają z tyłu i mijają im terminy. Odwrotnie: nowe na tył, starsze do przodu.

Produkty z półki sprzedażowej używane w pracy. Szampon z recepcji „na chwilę” na myjnię. Jeśli tak się zdarza, zapisujcie to, bo inaczej sprzedaż nie zgodzi się ze stanem.

Kartka, Excel czy program do magazynu

Kartka i Excel nic nie kosztują i w małym salonie z jedną, dwiema markami farb mogą wystarczyć. Program oszczędza czas przy spisie i pokazuje stan bez liczenia, a najwięcej daje tam, gdzie farba i tak jest ważona przy misce.

Inwentaryzacja w Color Lab: skanerem i w godzinach pracy

Zwykły spis robi się po zamknięciu salonu albo wtedy, gdy nie ma klientek, bo każda tubka użyta w trakcie liczenia psuje wynik. W Color Lab tego problemu nie ma, bo aplikacja zna godzinę każdego liczenia i każdego ważenia.

Liczysz kod po kodzie. Skanujesz opakowanie aparatem tabletu albo skanerem i produkt od razu jest na liście. Skan to sekunda. Przy kilku takich samych tubkach skanujesz jedną i wpisujesz liczbę. Napoczęte opakowanie stawiasz na wadze, a aplikacja odejmuje wagę pustej tubki. Nie ma przepisywania z kartki ani szukania produktu na liście, a kilka tabletów może liczyć naraz, na przykład jeden na zapleczu, drugi przy stanowisku koloru.

Liczysz w godzinach pracy. Farby, rozjaśniacze, oksydanty i produkty do odsprzedaży możesz liczyć, kiedy salon normalnie pracuje. Jeśli ktoś użyje produktu, który był już policzony, aplikacja odejmie zważone gramy od policzonego stanu i pokaże przy produkcie, że stan został przeliczony. Tak samo ze sprzedażą zapisaną w Color Lab. Produkty, których nie ważycie, na przykład jednorazówki, policz wtedy, gdy nikt z nich nie korzysta.

Nic nie umknie. Na koniec aplikacja pokazuje produkty, których nikt nie zeskanował, żeby sprawdzić, czy się skończyły, czy po prostu nie zostały policzone.

Widzisz różnicę w gramach. Po zatwierdzeniu spisu przy każdym produkcie jest obecny stan i różnica względem tego, co zapisała waga. Różnice w normie są zielone, większe pomarańczowe albo czerwone.

Uczy się salonu. Color Lab uczy się, ile naprawdę waży farba w tubkach danej marki i danego odcienia i jak pracuje salon, na przykład ile farby zwykle zostaje w wyrzucanej tubce. Nie zakłada, że 60 ml to 60 g, więc z każdym spisem różnice są mniejsze i lepiej pokazują to, co naprawdę dzieje się z farbą.

Na tym samym stanie działa reszta magazynu (plan Salon Manager). Color Lab zapisuje datę otwarcia każdej tubki i przypomina, kiedy mija termin. Przy kalendarzu pokazuje, czy na umówione wizyty wystarczy farby. Lista do zamówienia trafia e-mailem do hurtowni. Ceny bierze z faktur z każdej dostawy i sama liczy je według FIFO, więc na koniec roku pobierzesz spis z natury z prawdziwymi cenami zakupu, gotowy do sprawdzenia przez księgową. Więcej: magazyn i zamówienia w Color Lab.

Remanent w salonie fryzjerskim na koniec roku

Przepisy o podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) przewidują spis z natury, czyli remanent, na koniec każdego roku podatkowego, a jego wartość trafia do księgi. Czy i kiedy spis dotyczy twojego salonu, zależy od formy rozliczenia, dlatego ustal to z księgową.

Rozporządzenie o KPiR wymienia, co ma zawierać spis: między innymi nazwę każdej pozycji, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę, wartość, łączną wartość spisu, zdanie „Spis zakończono na pozycji…” i podpis właściciela. Mówi też o wycenie według cen zakupu albo niższych cen rynkowych z dnia spisu.

Ten sam odcień po różnych cenach: zasada FIFO

Ten sam odcień często kupuje się raz w promocji, raz po zwykłej cenie. Żeby wiedzieć, ile naprawdę jest wart towar na półce, przydaje się zasada FIFO, od angielskiego „first in, first out”: pierwsze przyszło, pierwsze wyszło. Zakłada się, że najpierw schodzi to, co przyszło najwcześniej, a na półce zostaje towar z ostatnich dostaw. Tak zresztą wygląda praca w salonie, kiedy starsze tubki stoją z przodu półki.

Przykład: na półce zostały 3 tubki odcienia 7.1. W październiku salon kupił dwie na promocji po 21,37 zł, a w grudniu dwie po 38,16 zł. Jedna z październikowych już zeszła, więc według FIFO na półce są 2 tubki po 38,16 zł i 1 po 21,37 zł, razem 97,69 zł. Wszystkie po cenie z promocji dałyby za niską wartość, a wszystkie po cenie z grudnia za wysoką.

Prawdziwe ceny przydają się przez cały rok: koszt koloryzacji liczony po cenach z faktur pokazuje, ile naprawdę kosztuje materiał w usłudze. Jak wycenić towar w spisie twojej firmy, ustal z księgową.

Grudzień to w salonie zły moment na liczenie tubek. Jeśli przez rok robisz spisy regularnie, remanent jest po prostu kolejnym spisem, tylko z cenami.

Pytania

Jak często robić inwentaryzację w salonie fryzjerskim?

To zależy od salonu: przy dużym ruchu i kilku markach farb częściej, na przykład raz w miesiącu, w mniejszym salonie rzadziej. Ważne, żeby robić ją regularnie. Salony prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów robią też spis z natury na koniec roku.

Czy inwentaryzację można robić w godzinach pracy salonu?

Przy spisie na kartce albo w arkuszu lepiej nie, bo produkty użyte w trakcie liczenia psują wynik. Można, jeśli program zapisuje godzinę każdego liczenia i każdego zużycia, tak jak Color Lab. Zużycie po policzeniu produktu odejmuje się wtedy samo.

Jaka różnica przy inwentaryzacji farb jest normalna?

Do 10–15% zużycia. Głównie dlatego, że na tubce są mililitry, a waga pokazuje gramy: tubka 60 ml waży często 50–55 g, a 100 ml około 90 g. Do tego resztki w tubkach i różny moment wyrzucania tubek. Przy produktach do sprzedaży stan powinien się zgadzać co do sztuki.

Jak policzyć napoczęte tubki farby?

Zważ tubkę i odejmij wagę pustej tubki tego samego rozmiaru. W Color Lab wystarczy postawić tubkę na wadze, a wagę pustej tubki aplikacja odejmie za ciebie. Bez wagi oszacuj, ile zostało, na przykład pół tubki.

Ile farby trzymać na stanie?

Tyle, żeby wystarczyło do najbliższej dostawy. Hurtownie w Polsce dowożą zwykle następnego dnia albo w ciągu dwóch dni. Odcienie używane rzadko wystarczy trzymać po jednej tubce, a salon, który nie chce trzymać dużych zapasów, może zamawiać pod wizyty zapisane w kalendarzu.

Jak długo można używać farby po otwarciu?

Tyle, ile podaje producent przy symbolu otwartego słoiczka, na przykład 12M to 12 miesięcy od otwarcia. Najprościej zapisywać datę otwarcia na opakowaniu.

Co to jest FIFO przy wycenie farby?

Zasada „pierwsze przyszło, pierwsze wyszło”: najpierw schodzi towar z najstarszych dostaw, a na półce zostaje ten z ostatnich, w swoich cenach. Jeśli zostały 3 tubki, a ostatnio kupiono 2 po 38,16 zł, a wcześniej w promocji po 21,37 zł, na półce są 2 tubki po 38,16 zł i 1 po 21,37 zł.

Czy salon fryzjerski musi robić remanent?

Przepisy o podatkowej księdze przychodów i rozchodów przewidują spis z natury na koniec każdego roku podatkowego. Czy ten obowiązek dotyczy konkretnego salonu, zależy od formy rozliczenia, dlatego warto to ustalić z księgową.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299), § 20–22: spis z natury
• Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 dotyczące produktów kosmetycznych, art. 19: okres trwałości po otwarciu
• PSSE w Poznaniu: Co sprawdza sanepid w salonie fryzjerskim?

Ten poradnik opisuje praktykę pracy z magazynem w salonie i przytacza przepisy obowiązujące w listopadzie 2026 roku. Nie jest poradą prawną ani podatkową. Decyzje dotyczące spisu z natury, wyceny i rozliczeń podejmij razem z księgową.